POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

En cumplimiento con la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan las disposiciones para la protección de datos personales, y los decretos 1377 de 2013, decreto 1074 de 2015, AZUAN TECHNOLOGIES S.A., en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, establece los siguientes lineamientos generales en esta materia:

1. ALCANCE

La política de tratamiento y protección de datos personales presentada en este documento, se aplicará a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por AZUAN TECHNOLOGIES S.A. considerado responsable y/o encargado del tratamiento de los datos personales.

2. IDENTIFICACIÓN DE RESPONSABLES Y/O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS

AZUAN TECHNOLOGIES S.A., con domicilio en Carrera 64 # 96 - 17 Bogotá – Colombia. Identificado con el Número de Identificación Tributaria NIT- 900088775 – 2 es el responsable de tratamiento de los datos.

Línea de atención telefónica: + 57 (1) 2262080

Horario de atención: lunes a viernes de 9 a.m a 4 p.m

Correo electrónico: azuan@azuan.com

3. DEFINICIONES

Según la legislación vigente para el completo entendimiento de este documento las siguientes son las definiciones de los términos usados:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que es objeto de Tratamiento.

Cookie: Es un archivo que envía un servidor web al disco duro del internauta que lo visita, con información sobre sus preferencias y sobre sus pautas de navegación a la hora de ingresar a internet.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero, crediticio y de actividad comercial.

Dato público: Es el dato que no es semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Información financiera, crediticia y comercial: Es aquella referida al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento. En la presente política el Titular de los datos personales es la misma persona que funge como Usuario del portal web.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. TRATAMIENTOS Y FINALIDADES

El tratamiento que realizará AZUAN TECHNOLOGIES S.A. será el de recolectar, almacenar, procesar, usar y transmitir (según corresponda) los datos personales, atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013, y demás leyes que apliquen.

4.1.1 Recursos Humamos

El Tratamiento de los datos se realizará para la vinculación, desempeño de funciones o prestación de servicios, retiro o terminación, dependiendo del tipo de relación jurídica entablada con AZUAN TECHNOLOGIES S.A. (incluye, entre otros, funcionarios, exfuncionarios, practicantes y aspirantes a cargos).

4.1.2 Proveedores y Contratistas

El Tratamiento de los datos se realizará para los fines relacionados con el desarrollo el proceso de gestión contractual de productos o servicios que AZUAN TECHNOLOGIES S.A. requiera para su funcionamiento de acuerdo a la normatividad vigente y a los acuerdos entablados por las partes.

4.1.3 Clientes

El tratamiento de los datos se realizará con la finalidad principal de contratación, ejecución y comercialización de los bienes y servicios según fin comercial de AZUAN TECHNOLOGIES S.A., así como el contacto a través de medios telefónicos, electrónicos (SMS, chat, correo electrónico y demás medios electrónicos) físicos y/o personales.

De una manera extendida la finalidad de la información recolectada incluye:

a. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual con AZUAN TECHNOLOGIES S.A. y terceros que contraten con él, respecto de cualquiera de los productos y servicios ofrecidos por ella, que haya o no adquirido, o respecto de cualquier relación de negocios o comercial que tenga AZUAN TECHNOLOGIES S.A., así como dar cumplimiento a la Ley colombiana o extranjera y las ordenes de autoridades judiciales o administrativas;

b. Realizar invitaciones a eventos, mejorar productos y servicios u ofertar nuevos productos y todas aquellas actividades asociadas a la relación comercial o vinculo existente con AZUAN TECHNOLOGIES S.A. o terceros que contraten con él, o aquel que llegare a tener;

c. Gestionar trámites (solicitudes, quejas y reclamos), realizar análisis de riesgo, realizar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de AZUAN TECHNOLOGIES S.A., así como los aliados de AZUAN TECHNOLOGIES S.A.;

d. Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a la fuerza comercial y/o red de distribución, tele mercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual AZUAN TECHNOLOGIES S.A. posea un vínculo contractual de cualquier índole;

e. Dar a conocer, transferir y/o transmitir datos personales dentro y fuera del país, a cualquier empresa o a terceros como consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera, o para implementar servicios de computación en la nube.

f. Personalización de la experiencia en la página web basándose en la información de preferencias del visitante, tal como el navegador que está utilizando, o cualquier otra información que el visitante envíe a través de su navegador.

g. Presentar publicidad basándose en sus sitios visitados y en sus preferencias de navegación.

5. PRINCIPIOS

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán los siguientes principios rectores:

A. PRINCIPIO DE LA LEGALIDAD: el Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo estableció en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.

B. PRINCIPIO DE FINALIDAD: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.

En lo correspondiente a la recolección de datos personales, AZUAN TECHNOLOGIES S.A. se limitará a aquellos datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad con la cual fueron recolectados o requeridos; AZUAN TECHNOLOGIES S.A. deberá informar al titular el motivo por el cual se solicita la informacián y el uso específico que se le dará a la misma.

C. PRINCIPIO DE LIBERTAD: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

D. PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohibe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

E. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

F. PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

G. PRINCIPIO DE SEGURIDAD: la información sujeta a tratamiento por AZUAN TECHNOLOGIES S.A., se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

H. PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: AZUAN TECHNOLOGIES S.A. está obligada a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

6. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

El titular de los datos personales tiene derecho a:

a. Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados a AZUAN TECHNOLOGIES S.A. que hayan sido objeto de tratamiento.

b. Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

c. Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de reclamo ante AZUAN TECHNOLOGIES S.A.

d. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento AZUAN TECHNOLOGIES S.A. ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

e. Ser informado por AZUAN TECHNOLOGIES S.A., previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

f. Solicitar prueba de la autorización otorgada a AZUAN TECHNOLOGIES S.A. salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.

g. Solicitar información sobre la utilización del portal web.

Estos derechos podrán ser ejercidos por:

a. El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición.

b. Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.

c. El representante legal del titular, previa acreditación de la representación.

d. En caso de ser un menor de edad, los derechos deberán ser ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos. Quienes deberán acreditar su identidad y tal calidad.

7. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

a. Datos de naturaleza pública.

b. Casos de urgencia médica o sanitaria.

c. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

d. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

8. Procedimiento para ejercer los DERECHOS DE Atención Peticiones, Consultas, QUEJAS y Reclamos DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

A. MEDIOS ESTABLECIDOS

Para realizar peticiones, consultas o reclamos con el fin de ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar la autorización otorgada, el Titular o sus causahabientes pueden utilizar cualquiera de los siguientes canales de comunicación:

• Comunicación escrita por correo certificado dirigida a AZUAN TECHNOLOGIES S.A., con domicilio en Carrera 64 #96 17 Bogotá – Colombia

• Solicitud por correo electrónico: azuan@azuan.com

B. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS

- Peticiones y consultas

El Titular o su apoderado, podrán solicitar a AZUAN TECHNOLOGIES S.A.:

• Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento.

• Información respecto del uso que se le ha dado por AZUAN TECHNOLOGIES S.A. a sus datos personales.

Las peticiones y consultas serán atendidas según dicta la ley en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su notificación de recepción por parte de AZUAN TECHNOLOGIES S.A.

Cuando no fuere posible responder la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ning&uacte;n caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

- Reclamos

Los Titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de AZUAN TECHNOLOGIES S.A. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante AZUAN TECHNOLOGIES S.A., a través de cualquiera de los canales de comunicación descritos anteriormente; y este deberá contener la siguiente información:

A. Nombre e identificación del Titular

B. La descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo

C. La dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite

D. Los documentos y demás pruebas que se pretendan hacer valer.

En caso de que AZUAN TECHNOLOGIES S.A. no sea competente para resolver el reclamo presentado ante la misma, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Si el reclamo resulta incompleto, AZUAN TECHNOLOGIES S.A. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el peticionario presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido de aquél.

Una vez recibido el reclamo completo, AZUAN TECHNOLOGIES S.A. incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, y si no fuere posible responder en dicho término, AZUAN TECHNOLOGIES S.A. informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que aquél se atenderá, sin llegar a superar, en ningún caso, los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9. DEBERES DE AZUAN TECHNOLOGIES S.A.

Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que AZUAN TECHNOLOGIES S.A. está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia, se deben cumplir las siguientes obligaciones:

A. Deberes cuando actúa como responsable:

(i) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

(ii) Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

(iii) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.

(iv) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos seńalados en la presente política.

(v) Procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente política.

(vi) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

(vii) Actualizar la información cuando sea necesario.

(viii) Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.

B. Deberes cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales:

Si realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes:

(i) Establecer que el Responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que tratará como Encargado.

(ii) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

(iii) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

(iv) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.

(v) Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

(vi) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política.

(vii) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política.

(viii) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

(ix) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

(x) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto.

(xi) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

(xii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

C. Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado:

(i) Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de los datos se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales según lo establecido en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013.

(ii) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

(iii) Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

(iv) Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que este proceda a realizar los ajustes pertinentes.

(v) Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

(vi) Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

D. Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio.

(i) Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares.

(ii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

10. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

AZUAN TECHNOLOGIES S.A. solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

11. VIGENCIA

La presente política rige a partir de su expedición y las bases de datos sujetas a Tratamiento se mantendrán vigentes mientras ello resulte necesario para las finalidades establecidas en el punto 5 de la misma.

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